Huishoudelijk Reglement

HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1: Begripsbepalingen

  1. Onder “de vereniging” wordt in dit reglement begrepen Fotoclub Objectief, Ten Boer

HOOFDSTUK II: MIDDELEN

Artikel 2: Financiën en andere middelen

  1. De vereniging ontvangt contributie om de verenigingsactiviteiten te kunnen realiseren.
  2. Het bestuur ontvangt van de penningmeester periodiek informatie inzake de financiële positie van de vereniging.
  3. Bij een verenigingsactiviteit die meer kost dan 15% van de jaarbegroting, rapporteert de penningmeester vanaf de start van de activiteit minimaal 1x per 3 maanden over de kostenontwikkeling.
  4. Kosten van verenigingsactiviteiten worden betaald na en conform besluitvorming in het bestuur over de activiteiten.
  5. Het bestuur is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens de vereniging indien de meerderheid van de clubleden de geraamde kosten in samenhang met een geduide activiteit heeft goedgekeurd. Kosten die gemaakt worden door anderen dan het bestuur vereisen vooraf toestemming van het bestuur.
  6. De vereniging streeft er naar aan het begin van het boekjaar een financiële reserve te hebben van minimaal 1/4 van de begrootte contributie van het komende verenigingsjaar.
  7. Het bestuur voorziet jaarlijks in een controle van de boekhouding, door het instellen van een kascommissie.

Artikel 3: Contributie

  1. De contributieregeling kent 2 tarieven; studerende jeugd betaalt 60 % van het normale tarief. Alle leden betalen contributie, De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op algemene ledenvergadering vastgesteld. Het bestuur doet voorstellen daarvoor.
  2. De contributie dient binnen 3 maanden na start van het verenigingsjaar betaald te zijn.
  3. Indien binnen deze periode de contributie niet is voldaan volgt een herinnering.
    Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als na twee herinneringen niet aan alle geldelijke verplichtingen is voldaan.

HOOFDSTUK III: LEDEN

Artikel 4: Leden

  1. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van de leden zijn opgenomen. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor de communicatie tussen het bestuur en de leden en de leden onderling via e-mail en WhatsApp. De in het register opgenomen persoonlijke informatie van een lid is niet in te zien door niet-leden zonder toestemming van dat lid.
  2. Op voorstel van het bestuur kan de meerderheid van de verenigingsleden een lid wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat ‘erelid’ verlenen.
  3. Er is geen beperking in het ledental. Indien het bestuur het noodzakelijk acht wordt er wel een beperking met goedkeuring van de meerderheid van de leden vastgesteld.
  4. Ter voorkoming van gezondheids- en andere risico’s worden de door de overheid en aanverwante instanties getroffen wet- en regelgeving, alsmede voorschriften en adviezen, door alle leden opgevolgd. Uitsluitend leden die aan de gestelde regels en aan mogelijke maatregelen in verenigingsverband voldoen, kunnen bij vergaderingen aanwezig zijn en aan activiteiten van de vereniging deelnemen.
  5. Verzoeken om het lidmaatschap van fotoclub Objectief (kunnen) worden afgewezen wanneer door de aanvrager te kennen wordt gegeven dat hij of zij niet aan het gestelde in punt 4 wil of kan voldoen.

HOOFDSTUK IV: De jaarvergadering

Artikel 5: De jaarvergadering

  1. De Jaarvergadering bij Fotoclub Objectief is in de eerste helft van het jaar waarin alle leden in principe worden verwacht aanwezig te zijn. In deze vergadering zijn in de agenda de punten conform artikel 13 lid 2 van de statuten opgenomen. De leden ontvangen bij alle vergaderingen een agenda vooraf.

Artikel 6:  Stemmen

  1. Een schriftelijke stemming is anoniem.
    De voorzitter brengt direct verslag van de totale stemming uit aan de vergadering.

HOOFDSTUK V: BESTUUR

Artikel 7: Bestuur

  1. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken op basis van goedgekeurd beleid en neemt indien nodig in spoedeisende zaken beslissingen. Zij legt over haar handelen en het gevoerde beleid verantwoording af aan de leden van de vereniging.
  2. Het bestuur besluit bij meerderheid van stemmen.
  3. Er kunnen maximaal 5 bestuursleden benoemd worden. Een algemeen bestuurslid kan aangewezen worden als vicevoorzitter. Een ander bestuurslid vervangt de secretaris of de penningmeester. De regeling wordt door het bestuur aan de leden van de club meegedeeld.
  4. De voorzitter wordt nimmer door de secretaris of de penningmeester vervangen. De secretaris mag wel de penningmeester vervangen.
  5. Het bestuur vergadert minimaal 6 maal per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden of de voorzitter dit nodig achten.
  6. Bestuursleden worden in principe voor een periode van drie jaar door de leden gekozen.

Artikel 8: Aftreden bestuur

  1. Aftredende bestuursleden kunnen na aftreden, direct herkozen worden.
  2. Door het bestuur wordt een rooster van aftreden gemaakt, waarbij erop wordt toegezien dat steeds voldoende ingewerkte bestuursleden deel uitmaken van het bestuur.

Artikel 9: Mededelingen aan de leden

  1. De communicatie tussen het bestuur en de leden vindt plaats via e-mail, telefonisch en via WhatsApp.
  2. De leden worden geacht een e-mailadres te hebben ter bevordering van een snelle communicatie.

Artikel 10: De voorzitter

  1. De voorzitter heeft een coördinerende paraplu-functie, leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. Bij zijn/haar afwezigheid vervangt de vicevoorzitter en bij diens afwezigheid een van de andere bestuursleden.
  2. De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuursvergadering en de ledenbijeenkomst vast.

Artikel 11: Vicevoorzitter

  1. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

Artikel 12: De secretaris   

  1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en maakt notulen van de bestuursvergaderingen en is verantwoordelijk voor de notulen van de ledenbijeenkomsten.
  2. De secretaris zorgt voor de administratieve voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen.
  3. De notulen van de ledenbijeenkomst worden in principe binnen 3 weken aan de leden toegezonden. In de volgende bijeenkomst worden deze aan de orde gesteld.
  4. De secretaris verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief.
  5. De secretaris zorgt voor het bijhouden van de ledenadministratie.

Artikel 13: De penningmeester

  1. De penningmeester verzorgt de financiële administratie op zodanige wijze dat de financiële rechten en verplichtin­gen van de vereniging daaruit te allen tijde duidelijk zijn.
  2. Hij/zij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af.
  3. Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans gemaakt. De kascommissie heeft een controlefunctie.
  4. Het ontwerp van de rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar, alsmede de begroting voor het komende jaar, legt hij/zij voor aan het bestuur en de leden.
  5. Decharge van de penningmeester gebeurt op basis van de controle van de boekhouding, na goedkeuring door de kascommissie en de ledenvergadering, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en de voorzitter.

Artikel 14: Overige bestuursleden

  1. De overige bestuursleden staan de leden van het bestuur terzijde en kunnen zo nodig hun werkzaamheden overnemen.

Artikel 15: Commissies

  1. Het bestuur kan voor bepaalde taken commissies benoemen.
  2. Voor elke commissie wordt door het bestuur een taakbeschrijving afgegeven en kan een reglement worden gemaakt.
  3. Elke commissie wordt begeleid door een in de taakbeschrijving genoemd bestuurslid.

Artikel 16: Activiteiten van de vereniging

  1. Het bestuur stelt jaarlijks, binnen het kader van de doelstellingen zoals in de verenigingsstatuten zijn opgenomen, een beleidsplan op waarin is opgenomen welke activiteiten/doelen in de komende periode aandacht gaan krijgen.
  2. In de beleidsnotitie kunnen de volgende onderwerpen belicht worden:
    1. Wat wil de vereniging
    2. Hoe heeft de vereniging het georganiseerd
    3. Geld en middelen
    4. Doelgroepen en ledenbeleid
    5. Accommodatiebeleid
    6. Pr-beleid
    7. Activiteiten en met welk doel uitgevoerd
  3. Het beleidsplan wordt jaarlijks op de ledenbijeenkomst besproken en vastgesteld.

Artikel 17: Huishoudelijke zaken

  1. Het bestuur voorziet in regels inzake het gebruik van het verenigingslokaal, de voorzieningen inzake koffie en dranken en andere voorzieningen.

HOOFDSTUK VI: SLOTBEPALINGEN

Artikel 18: Wijziging Huishoudelijk Reglement

  1. Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld in de reguliere ledenbijeenkomst met een gewone meerderheid van stemmen.
  2. Voorstellen tot wijziging gaan uit van het bestuur of tenminste één-tiende gedeelte der stemmen van alle leden.

Artikel 19: Slotartikel

  1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 20: Inwerkingtreding

  1. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 februari 2022.

Vastgesteld in de algemene ledenvergadering gehou­den te Ten Boer op 1 februari 2022.H.C. Burger, voorzitter
K. Mulder, secretaris
O.I. van der Vliet, penningmeester

Per 1 januari 2020 werd aan dit reglement de volgende verklaring toegevoegd:
(Versie 1, 03 februari januari 2020)